Renouvellement 2027 : quels documents préparer pour son assurance flotte ?

Le renouvellement d’un contrat d’assurance flotte ne commence pas au moment de recevoir une proposition tarifaire.

Pour présenter correctement le risque, comparer les conditions et éviter les demandes d’informations de dernière minute, mieux vaut préparer le dossier en amont.

État de parc, historique de sinistralité, cartes grises, usages, garanties souhaitées… les documents transmis permettent à l’assureur de comprendre la réalité de la flotte, son évolution et les risques auxquels elle est exposée.

Pour les courtiers, cette phase de préparation est donc essentielle : un dossier complet et cohérent facilite l’analyse du risque et permet surtout d’éviter qu’une information importante ne soit découverte trop tard.

Alors, quels documents faut-il réunir pour préparer le renouvellement 2027 d’une assurance flotte automobile ?

1. Mettre à jour l’état de parc

C’est la base du dossier.

Pourtant, entre les entrées, les sorties, les remplacements, les véhicules loués ou les changements d’affectation intervenus pendant l’année, l’état de parc transmis au renouvellement ne correspond pas toujours exactement à la réalité.

Avant toute négociation, il faut donc repartir du parc réellement exploité.

L’état de parc doit permettre d’identifier clairement les véhicules concernés et les garanties souhaitées pour chacun d’eux.

Chez DIF Assurances, l’état de parc fait partie des éléments demandés dans le cadre de la présentation d’un risque flotte, notamment pour les offres de transport public de marchandises ou de transport pour propre compte.

Selon la flotte et l’activité, il est notamment utile de contrôler :

• l’immatriculation ;
• la catégorie du véhicule ;
• sa date de première mise en circulation ;
• son affectation ;
• son usage réel ;
• les garanties souhaitées ;
• son statut dans le parc : actif, sorti, remplacé ou temporairement immobilisé.

L’objectif n’est pas seulement d’obtenir une liste exhaustive.

Il faut aussi éviter qu’un véhicule sorti depuis plusieurs mois reste présent au contrat ou, à l’inverse, qu’un véhicule récemment intégré ne soit pas correctement pris en compte.

2. Rassembler les cartes grises

Les certificats d’immatriculation constituent également une pièce importante du dossier.

Ils permettent de confirmer les caractéristiques du véhicule et d’éviter les erreurs lors de l’étude.

Dans une flotte qui évolue beaucoup au cours de l’année, la préparation du renouvellement est donc un bon moment pour vérifier que les documents disponibles correspondent bien au parc réel.

Une carte grise manquante, une immatriculation erronée ou un véhicule récemment remplacé peuvent facilement entraîner des allers-retours supplémentaires.

Pour gagner du temps, mieux vaut constituer un dossier unique regroupant les documents correspondant aux véhicules qui seront réellement présents à l’échéance.

3. Obtenir le relevé de sinistralité sur 36 mois

C’est l’un des documents les plus importants pour analyser une flotte.

Pour les offres flotte de DIF Assurances, un relevé d’information couvrant une période minimale de 36 mois est demandé.

Mais transmettre le document ne suffit pas.

Le relevé doit également être lu et interprété.

Il permet notamment d’examiner :

• le nombre de sinistres ;
• leur nature ;
• leur coût ;
• leur répartition dans le temps ;
• les véhicules concernés ;
• la fréquence des événements.

4. Expliquer les principaux sinistres

Le relevé de sinistres donne des chiffres.

Mais il ne donne pas toujours le contexte.

Avant le renouvellement, il peut donc être utile de préparer une courte analyse permettant d’expliquer les principaux événements de l’année.

Par exemple :

• un sinistre exceptionnel est-il à l’origine d’une part importante du coût total ?
• plusieurs accidents concernent-ils le même véhicule ou le même type de trajet ?
• la flotte a-t-elle fortement augmenté pendant la période analysée ?
• certains sinistres sont-ils liés à une situation qui a depuis été corrigée ?
• la fréquence des petits sinistres augmente-t-elle ?

DIF Assurances rappelle déjà dans son article sur le renouvellement des flottes que la sinistralité doit être regardée dans le détail et non uniquement à travers une moyenne globale.

C’est d’autant plus important lorsque la micro-sinistralité commence à se répéter : plusieurs événements de faible montant peuvent finir par peser fortement sur le rapport entre sinistres et primes.

5. Actualiser les usages déclarés

Le véhicule n’est qu’une partie du risque.

L’usage qui en est fait est tout aussi important.

Au cours d’une année, l’activité d’une entreprise peut évoluer sans modification majeure du parc :

• nouvelles zones de circulation ;
• développement de l’international ;
• nouveaux sites ;
• trajets plus longs ;
• transport différent ;
• utilisation accrue de certains véhicules ;
• changement d’organisation des équipes.

Ces évolutions doivent être identifiées avant le renouvellement.

Un contrat peut être parfaitement adapté au moment de sa souscription et devenir progressivement moins cohérent avec la réalité de l’entreprise.

Cette revue rejoint directement la logique de l’audit des contrats d’assurance flotte, qui consiste à confronter régulièrement le contrat à la réalité du parc et de l’activité.

6. Vérifier l’organisation des conducteurs

Le renouvellement est également un bon moment pour vérifier si l’organisation des conducteurs a changé.

Nouvelles embauches, intérim, saisonniers, véhicules davantage partagés ou recours plus fréquent à des conducteurs occasionnels peuvent modifier le fonctionnement quotidien de la flotte.

Il n’est pas toujours nécessaire de transmettre une liste nominative exhaustive : cela dépend du contrat et de l’offre concernée.

En revanche, le courtier doit connaître la réalité de l’organisation.

Quelques questions peuvent être posées :

• les véhicules sont-ils attribués ou partagés ?
• le nombre de conducteurs a-t-il augmenté ?
• des jeunes conducteurs ont-ils rejoint l’entreprise ?
• certains collaborateurs conduisent-ils désormais ponctuellement des véhicules qu’ils n’utilisaient pas auparavant ?
• la répartition des véhicules a-t-elle changé ?

Notre article consacré aux conducteurs occasionnels en flotte automobile rappelle justement qu’une évolution durable de l’organisation doit conduire à vérifier que le contrat reste adapté.

7. Renseigner le questionnaire de présentation du risque

Le questionnaire de présentation du risque ne doit pas être considéré comme une simple formalité administrative.

Chez DIF Assurances, il fait partie des éléments nécessaires à l’étude de certaines offres flotte.

C’est lui qui permet de donner une vision structurée de l’activité :

• nature de l’entreprise ;
• composition du parc ;
• usages ;
• organisation ;
• antécédents ;
• besoins en garanties.

Un questionnaire renseigné précisément permet de limiter les zones d’ombre et d’éviter que l’assureur ne doive travailler à partir d’hypothèses.

Pour le courtier, c’est aussi l’occasion de vérifier que les informations transmises correspondent bien à la situation actuelle de son client et non à celle de l’année précédente.

8. Documenter les actions de prévention

Le dossier de renouvellement ne doit pas uniquement parler des sinistres.

Il doit aussi permettre de montrer ce que l’entreprise fait pour les prévenir.

Au cours de l’année, plusieurs mesures peuvent avoir été prises :

• nouvelles procédures conducteurs ;
• formation ou sensibilisation ;
• suivi plus précis de la sinistralité ;
• télématique ;
• amélioration du stationnement ;
• contrôle renforcé des véhicules ;
• nouvelles procédures de déclaration ;
• actions ciblées après l’identification d’une cause récurrente.

Ces éléments donnent du contexte.

Une hausse de sinistralité suivie d’actions correctives ne doit pas être présentée de la même manière qu’une hausse qui n’aurait donné lieu à aucune mesure.

Le renouvellement est donc l’occasion de documenter les actions engagées et, lorsque c’est possible, leurs premiers résultats.

9. Revoir les garanties, les franchises et l’assistance

Comparer deux primes sans vérifier les garanties revient souvent à comparer deux offres différentes.

Avant de négocier le renouvellement, il est donc utile de reprendre les conditions actuelles et d’identifier ce qui doit réellement être conservé ou ajusté.

Les garanties

L’évolution du parc peut rendre certaines garanties plus ou moins pertinentes.

L’arrivée de véhicules plus récents, de nouvelles activités ou de nouveaux équipements peut notamment justifier une remise à plat.

Les franchises

Une franchise adaptée à une flotte il y a trois ans peut ne plus l’être aujourd’hui.

Si les petits sinistres se multiplient, elle peut avoir un impact budgétaire important pour l’entreprise.

DIF Assurances a déjà consacré un contenu à la question des franchises et des budgets sous tension, justement parce que leur niveau doit être analysé avec la sinistralité réelle du client.

L'assistance

L’assistance est parfois regardée après les garanties principales.

Pourtant, lorsqu’un véhicule est immobilisé, son fonctionnement peut avoir un impact direct sur l’activité de l’entreprise.

Avant le renouvellement, il peut être utile de regarder :

• quels véhicules sont concernés ;
• quels événements déclenchent l’intervention ;
• les modalités de dépannage et de remorquage ;
• la couverture géographique ;
• les éventuelles prestations liées au conducteur.

L’objectif est de vérifier que l’assistance correspond toujours aux contraintes opérationnelles actuelles.

Pour aller plus loin, DIF Assurances présente ses solutions d’assistance aux véhicules et aux chauffeurs.

Checklist des documents à préparer

Pour simplifier la préparation, voici une checklist à transmettre aux clients.

Pourquoi préparer le renouvellement en amont ?

Parce qu’un dossier préparé au dernier moment laisse moins de temps pour analyser les incohérences.

Une donnée manquante peut nécessiter une demande complémentaire. Un état de parc peut devoir être corrigé. Un relevé de sinistralité peut faire apparaître une tendance qui mérite une analyse plus approfondie.

Anticiper permet de transformer le renouvellement en véritable revue du risque plutôt qu’en simple comparaison de tarifs.

Cela donne également davantage de temps au courtier pour :

• comprendre la situation ;
• identifier les points sensibles ;
• préparer les explications nécessaires ;
• challenger les garanties existantes ;
• présenter clairement le dossier.

Deux exemples pour contextualiser la sinistralité

C’est probablement l’un des points les plus importants du renouvellement.

Un assureur doit comprendre non seulement combien la flotte a coûté en sinistres, mais aussi pourquoi.

Prenons deux exemples fictifs.

Le même montant global peut donc conduire à deux analyses opposées.

C'est pourquoi la préparation du dossier doit aller au-delà du relevé et contextualiser les événements significatifs.

Cinq points à vérifier avant l’envoi du dossier

FAQ sur le renouvellement de l’assurance flotte